Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu ePortal Prawny jest Programo s.c. [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa wspólników], [DO UZUPEŁNIENIA: adres siedziby], NIP: [DO UZUPEŁNIENIA: NIP], REGON: [DO UZUPEŁNIENIA: REGON] (dalej: „Administrator”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: biuro@programo.pl.

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Obsługa zgłoszenia sprawy (intake): przetwarzanie danych podanych w formularzu (adres e-mail, opis sprawy, kategoria, opcjonalnie miasto/telefon) w celu skontaktowania się z Klientem i dobrania odpowiedniego Prawnika. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą). W zakresie, w jakim opis sprawy zawiera dane szczególnej kategorii (np. dane o zdrowiu, wyroki skazujące, dane dotyczące życia rodzinnego), podstawą jest art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń) w związku z dobrowolnym ujawnieniem tych danych przez Klienta w opisie sprawy (art. 9 ust. 2 lit. e RODO).
• Założenie i prowadzenie Konta: dane rejestracyjne (e-mail, imię i nazwisko, w przypadku Prawnika także dane weryfikacyjne uprawnień zawodowych). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o świadczenie usług Serwisu).
• Marketing własny (informacje o nowych funkcjach, newsletter): wyłącznie za odrębną, dobrowolną zgodą. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w bezpośrednim marketingu własnych usług wobec istniejących Klientów, z prawem sprzeciwu w każdym czasie).
• Wspomaganie AI przy porządkowaniu zgłoszenia: przetwarzanie treści opisu sprawy przez system sztucznej inteligencji w celu wstępnego ustrukturyzowania zgłoszenia (kategoria, kluczowe fakty). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w związku z celem opisanym powyżej) oraz, dla danych szczególnej kategorii zawartych w opisie, art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
• Rozliczenia i płatności: dane niezbędne do rozliczenia płatnej konsultacji (np. dane do faktury). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO (obowiązki podatkowo-księgowe).
• Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom: ograniczanie liczby zgłoszeń z jednego adresu IP (mechanizm anty-spamowy), logi techniczne. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w ochronie Serwisu przed nadużyciami).

Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), w szczególności:

• Contabo: dostawca infrastruktury serwerowej (VPS), na której działa Serwis i baza danych.
• Anthropic: dostawca modelu językowego wykorzystywanego do wstępnego porządkowania opisu sprawy (funkcja AI intake). Przed przekazaniem treści do modelu stosowana jest minimalizacja danych (patrz §7).
• Resend: dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail (transakcyjnych, np. potwierdzenie zgłoszenia).
• SMSAPI: dostawca usługi wysyłki wiadomości SMS (jeżeli Klient poda numer telefonu i wyrazi zgodę na kontakt telefoniczny/SMS).
• PayPro / Przelewy24: operator płatności obsługujący płatności za konsultacje; w zakresie danych transakcyjnych PayPro/Przelewy24 działa jako odrębny administrator danych.

Z każdym z powyższych podmiotów zawarta jest lub zostanie zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodna z art. 28 RODO. Dane nie są przekazywane innym podmiotom poza przypadkami wynikającymi z przepisów prawa (np. na żądanie uprawnionych organów).

Co do zasady dane przetwarzane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku korzystania z usług dostawców spoza EOG (np. niektórych funkcji dostawcy modelu AI) Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne (SCC) oraz, w miarę dostępności, opcję przetwarzania danych w regionie UE (zero data retention po stronie dostawcy AI).

• Zgłoszenia z formularza intake (bez założenia Konta): przechowywane przez 12 miesięcy od dnia zgłoszenia, następnie trwale usuwane.
• Dane Konta (Klient/Prawnik): przez czas posiadania aktywnego Konta oraz do 30 dni po jego usunięciu (okres na wycofanie żądania usunięcia i domknięcie rozliczeń).
• Dane sprawy (teczka, dokumenty, komunikacja z Prawnikiem): przez czas świadczenia usługi oraz przez 6 lat od zamknięcia sprawy, ze względu na terminy przedawnienia roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego) i konieczność obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
• Dokumenty rozliczeniowe (faktury): 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Zgody marketingowe: do czasu wycofania zgody.

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO), z zastrzeżeniem, że w zakresie danych niezbędnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. dane teczki sprawy w okresie retencji) Administrator może odmówić usunięcia w tym zakresie,
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Realizacja powyższych praw następuje na wniosek przesłany na adres biuro@programo.pl, w terminie do 30 dni od otrzymania wniosku. W razie potrzeby Administrator może zwrócić się o dodatkowe informacje niezbędne do zweryfikowania tożsamości wnioskującego.

Serwis wykorzystuje wyłącznie cookies niezbędne do jego prawidłowego działania (np. utrzymanie sesji zalogowanego użytkownika, zapamiętanie wyboru trybu jasny/ciemny). Nie wymagają one zgody zgodnie z art. 173 ust. 3 ustawy Prawo telekomunikacyjne.

Serwis nie stosuje cookies analitycznych ani marketingowych. Podstawowa analityka ruchu (odwiedziny stron, zdarzenia w formularzu) realizowana jest narzędziem działającym bez plików cookies i bez przetwarzania danych umożliwiających identyfikację konkretnej osoby (dane zagregowane, brak profilowania użytkowników w celach reklamowych).

W przypadku wprowadzenia w przyszłości dodatkowych cookies wymagających zgody (np. narzędzi reklamowych), Serwis wyświetli baner zgody zgodny z wymogami prawa przed ich uruchomieniem.

Ze względu na charakter usługi opis sprawy przekazywany w formularzu intake może zawierać dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (np. dane o stanie zdrowia w sprawach odszkodowawczych, dane o wyrokach skazujących w sprawach karnych, dane dotyczące życia rodzinnego w sprawach rozwodowych). Podanie takich danych jest dobrowolne i następuje z inicjatywy Klienta w zakresie niezbędnym do opisania sprawy. Administrator przetwarza te dane wyłącznie w celu obsługi zgłoszenia i dobrania odpowiedniego Prawnika, stosując podwyższone środki bezpieczeństwa (ograniczony dostęp, szyfrowanie w tranzycie i spoczynku, minimalizacja danych przekazywanych do systemu AI).

Administrator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka, w tym: szyfrowanie połączenia (TLS), reguły dostępu ograniczające widoczność danych wyłącznie do uprawnionych osób (mechanizm kontroli dostępu na poziomie bazy danych), regularne kopie zapasowe oraz procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa (w tym obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych do PUODO w terminie 72 godzin, gdy wymagają tego przepisy).

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa lub rozwojem funkcjonalności Serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem /prywatnosc. Istotne zmiany będą komunikowane Klientom i Prawnikom posiadającym Konto drogą elektroniczną.